Impresa e Management
LEAN OFFICE… snelli anche in ufficio!
I principi e le tecniche Lean, nate in ambito produttivo, possono essere – nella loro quasi totalità e interezza – applicati in contesti Office. Chi conosce a fondo e ha applicato le pratiche Lean ne ritrova pienamente lo spirito, l’efficacia e la portata anche nelle aree uffici e nei servizi, anzi, forse con maggiori e più interessanti ricadute.
Il Lean Office è ormai il termine che si sta affermando per identificare l’applicazione del Lean Management ai cosiddetti “white collars” (i colletti bianchi, in contrapposizione alle tute blu dell’industria):
- negli Uffici delle funzioni aziendali di supporto (progettazione, amministrazione, vendite ecc.) nelle imprese industriali;
- nel Terziario ovvero nei servizi;
- nelle Pubbliche Amministrazioni.
Dato che i principi e le tecniche Lean possono essere interpretati come una nuova via al Management, non cambia l’applicazione all’ambito produttivo o a quello degli uffici (se non per gli ovvii adattamenti al fatto di avere un “prodotto immateriale”), ovvero i dettàmi di fondo, gli scopi ed i risultati sono identici: attenzione al cliente in termine di valore, tutto quanto non è riconducibile alla soddisfazione del cliente non ha valore, non è essenziale, è spreco e va ridotto ed eliminato.
Si pensi ai cinque principi di Womack, i quali non contengono alcun riferimento specifico alla produzione, bensì richiamano i concetti di valore definito dal cliente, di flusso del valore “tirato” dal cliente per giustificare tutte le attività, di perfezione come realizzazione di processi eccellenti: tutti concetti validi anche nelle operations degli Offices!
In maniera potrebbe essere anche radicale, si tratta insomma di rivedere l’intero modo di operare, concentrandosi sulle attività dei processi e le risorse che le espletano, e non sulla suddivisione per unità organizzative e compiti delle risorse; potenziando le attività che creano e incrementano valore (deciso dal cliente/utente, finale o interno!), eliminando tutte le altre (con miglioramenti dei risultati e riduzione percentuale dei costi spesso a due cifre!). Questo del resto motiva, per la Lean, il sinonimo di Eccellenza operativa.
Anche per quanto riguarda le tecniche Lean, la loro applicazione richiede pochi adattamenti e distinguo:
- standardizzazione e sincronizzazione delle attività lungo linee “virtuali” di processo che pulsano al ritmo del TaktTime concretizzano One-Piece-Flow, Just-In-Time e bilanciamento dei carichi di lavoro;
- ordine e pulizia delle scrivanie e degli uffici sono la sintesi della tecnica nota come “5S” a cui parimenti si può aggiungere l’importanza del Visual Management;
- l’immaterialità delle attività d’ufficio trova già analogia con un sistema produttivo a zero scorte;
- irregolarità e sovraccarichi sono sprechi in produzione come in area amministrativa;
- efficienza x qualità del servizio x tempo attivo di lavoro sono un indice globale di prestazione (Overall come nell’OEE) anche negli uffici,
- pure negli uffici sono di straordinaria efficacia tecniche di miglioramento come le settimane Kaizen, il foglio A3, ecc.
